Czy otwierać obiekt sezonowy na Sylwestra?

Sylwester należy do wiodących produktów marketingowych. Sprzedaje się najlepiej ze wszystkich ofert specjalnych. Żaden z 'długich weekendów': wielkanocny, majowy, sierpniowy czy bożonarodzeniowy nie sprzedaje się lepiej niż sylwestrowy. Tak przynajmniej mówią statystyki.

Przy powodzeniu jakim cieszy się Sylwester, dziwnym wydaje się fakt, że coraz więcej hoteli rezygnuje z organizacji bali sylwestrowych.

Kto rezygnuje? Hotele w dużych miastach i aglomeracjach. To widoczny trend w ostatnich trzech, czterech latach. Coraz więcej hoteli nie organizuje tego dnia żadnych wydarzeń. Rosnąca konkurencja wymusiła obniżanie cen, co znacząco obniżyło rentowność wielkomiejskich sylwestrów. Tym bardziej, że po blisko dekadzie hucznych bali hotelowych ich uczestnicy najwyraźniej poczuli przesyt tą formą witania Nowego Roku i coraz częściej decydują się na Sylwestry w egzotycznych destynacjach. Tak twierdzą przedstawiciele biur podróży, którzy widzą wzrost sprzedaży wyjazdów 'na Sylwestra' z górnej półki cenowej.
Drugim obserwowanym zjawiskiem jest wzrost popularności wyjazdów sylwestrowych 'za miasto'. Z tym że do wyjazdów do modnego górskiego kurortu na Sylwestra coraz częściej dołączają sylwestrowe wyjazdu na Warmię i Mazury lub nad morze.
Dlaczego? Bo w cenie porównywalnej do udziału w balu sylwestrowym w Warszawie czy Krakowie, można spędzić 2, 3d ni w hotelu nad Bałtykiem, na Warmii, Mazurach lub na Kujawach. Z tym że oprócz balu, w obiekcie można skorzystać z innych atrakcji - chociażby SPA czy basenu. A walor wyjazdu z domu na 2, 3 dni przeważnie czyni wydarzenie donioślejszym niż wyjście na kilka godzin na bal.

Czy zatem warto specjalnie otwierać sezonowy obiekt tylko na te kilka dni? Wiele obiektów tak właśnie czyni.

Przede wszystkim dlatego, że są zapytania od potencjalnych klientów.

Dajemy 'chatę'

Ludzie dzwonią lub piszą i pytają o pokoje czy domki. Nie chcą żadnego balu, szukają miejsca na kameralną, wyjazdową prywatkę, 'domówkę' w gronie kilku-, kilkunastu znajomych osób. Potrzebują do tego domków lub pokoi. Wiktuały i alkohol oraz sztuczne ognie przywożą ze sobą i spędzają tę noc we własnym gronie. A domki lub pokoje ośrodek sprzedaje wówczas w cenach z najlepszego sezonu. Więc przez dwie/trzy doby przełomu roku ma się 100 proc. frekwencji w najwyższych cenach.

Koszty, które trzeba ponieść, to:
• nagrzanie pomieszczeń w przeddzień przyjazdu,
• odśnieżenie ścieżek i miejsc parkingowych,
• odkurzenie pokoi lub domków oraz wydanie pościeli,
• odkręcenie wody.
W tym wariancie nie uruchamia się nawet ośrodkowej świetlicy, ani dodatkowego personelu.
Oczywiście nie licząc palacza w kotłowni, gospodarza do odśnieżenia i 'recepcjonisty' do sprzedaży i pilnowania, by zdarzenia w nocny nie wymknęły się spod kontroli. Goście bawią się we własnych gronach. Wieczorem 1 lub 2 stycznia (w zależności czy Sylwester zahacza o weekend) ośrodek zostaje zamknięty do wiosny czy wakacji. W wielu przypadkach nawet nie oddaje się pościeli do prania, czekając z tym do przygotowań do uruchomienia ośrodka na sezon. Jedyne co należy uczynić od razu, to uprzątnąć z domków lub pokoi śmieci po gościach. I doprowadzić domki lub pokoje do stanu pierwotnego.

Ośrodek 'za miedzą'

Równie popularne jak opisany powyżej 'wariant minimum', jest zorganizowanie przez ośrodek Sylwestra. W ośrodku organizuje się imprezę o zasięgu lokalnym: dla pobliskiego miasta czy miasteczek. Gdzie od lat wiadomo, że w ośrodku XYZ co roku jest Sylwester, że poza udziałem w balu jest też nocleg, a następnego dnia późne śniadanie i wymeldowanie do godzin popołudniowych. Chętnych zwykle nie brakuje, a poza nagrzaniem domków czy pokoi trzeba też przygotować salę oraz menu sylwestrowej nocy i zespół.
Standard zwykle nie wykracza poza poziom lokalnych przyjęć weselnych. Zarówno pod względem jedzenia jak i muzyki. Gotowanie potraw na Sylwestra kucharki zaczynają w kuchni ośrodka dwa dni przed imprezą, a ośrodek można zamknąć praktycznie już 2 stycznia, gdy wszystko zostanie porządnie posprzątane.
Towar: produkty i surowce do przygotowania sylwestrowych stołów i bufetów - kupowany jest na początku grudnia, nim zacznie się przedświąteczne szaleństwo cenowo-zakupowe, lub nawet w listopadzie. Po świętach bożonarodzeniowych kupuje się jedynie pieczywo i ewentualnie pomidory.
W tym wariancie oprócz palacza w kotłowni, gospodarza i 'recepcjonisty' trzeba uwzględnić personel kuchni, kelnerki i zespół muzyczny. Doświadczenie uczy, że przy tego typu ofertach - adresowanych do mieszkańców pobliskich ośrodkowi miejscowości - nie sprzedają się pakiety z dodatkowym noclegiem.

Ludzie z pobliskich miejscowości nie chcą tracić dodatkowych pieniędzy na nocleg tak blisko domu. Czym innym jest bowiem nocleg przy okazji Balu Sylwestrowego, a czym innym mieszkanie kolejny dzień w środku zimy w pustym ośrodku, gdy do domu mamy kilkanaście, kilkadziesiąt kilometrów.

Dla Warszawy miejscem takich imprez są np. ośrodki nad Zalewem Zegrzyńskim (około 30 km), dla Piotrkowa Trybunalskiego, Tomaszowa Mazowieckiego a nawet Łodzi - ośrodki nad Zalewem Sulejowskim (15 do 60 km). Każde duże miasto i większość miast powiatowych ma swoje ośrodki wypoczynkowe, w których organizuje się Sylwestra z noclegiem. Prawie nigdy - z dwoma lub więcej noclegami.

Daleko od domu

Co jednak z destynacjami ewidentnie sezonowymi?
Takimi, które w swych okolicach nie mają potencjału mieszkańców, którzy by wypełnili ośrodek na Sylwestra?
A co dopiero na dwu-, trzydniowy pobyt, gdzie bal sylwestrowy ma być główną acz nie jedyną atrakcją. Taki pakiet trzeba przygotować z myślą o turystach, którzy potraktują wyjazd sylwestrowy jak wypoczynek. Zimą wyjazd do odległej od domu o 200-300 kilometrów miejscowości oznacza ponad pół dnia jazdy. Jeżeli ktoś decyduje się na taką trasę zimową porą, to nie po to, by następnego dnia wracać.
Konstruując pakiet, należy rozpocząć go przyjazdem w przeddzień Sylwestra. Mało kto, mając do przejechania 300 kilometrów, będzie ryzykował spóźnienie na bal i wyruszy w Sylwestra. Do sprzedaży są więc minimum dwa, a optymalnie trzy noclegi. Do tego wyżywienie, np. od kolacji w dniu przyjazdu do śniadania w dniu wyjazdu, przecież nie 1 stycznia, a dopiero 2 stycznia - choć to też zależy od układu dni w kalendarzu. Do tego atrakcje, których dobór zależy od położenia i infrastruktury ośrodka oraz otoczenia. SPA i basen są tu równie dobre jak stok narciarski czy lodowisko.

Głównie zabawa

Należy pamiętać, że goście przyjadą z myślą o balu sylwestrowym, nie ma więc sensu przeładowywać programu atrakcjami. A im mniej atrakcji - tym tańsza kalkulacja pakietu. Sam bal musi być wydarzeniem. Zabawa musi być przednia, jedzenia w bród i alkoholu także nie może zabraknąć.
Jak pokazuje doświadczenie, jedzenie sylwestrowe nie musi być wyszukane. Płetwa rekina, jajko pająka ptasznika, mrówki w syropie klonowym - mogą znaleźć się w karcie jako ciekawostka, nigdy jako podstawa. Jedzenie ma być urozmaicone, różnorodne i w dużych ilościach. Przede wszystkim ładnie podane. Co nie oznacza drogiego w zakupie 'wsadu do kotła'. Podobnie z alkoholem. Wódka i soki powinny być bez ograniczeń w czasie balu. Mądrość ludowa mówiąca o pojemności żołądka i tym razem ma zastosowanie.
Zamiast limitować wódkę 'na parę' lub wprowadzać kłopotliwe kupony na drinki, lepiej postawić na 'open bar' (bar otwarty, gdzie bez umiaru można brać kolejne kieliszki alkoholu i szklanki soku) jeśli chodzi o wódkę i soki do niej. Nie wyjdzie to dużo drożej per capita (na głowę), a wrażenia wśród uczestników balu będą niebotycznie lepsze niż przy wydzielaniu alkoholu.

Czy taki bal opłaca się ośrodkowi, który trzeba na ten czas otworzyć? Dlaczego nie? Jedzenie sylwestrowe jest łatwe w przygotowaniu. To typowe żywienie zbiorowe, gdy przygotowuje się wiele porcji tej samej potrawy. Forma podania: bufety lub 'w stół' nie wymagają licznej obsługi kelnerskiej.
Bar serwujący wódkę i soki, i tak powinien zarobić coś na sprzedaży innych napoi i alkoholi (wina, whiskey). Warto uzupełnić w barze zapas papierosów. Problemem może być personel, ale to kwestia indywidualna każdego ośrodka. Brak kilku zaufanych pracowników może być argumentem za niepodejmowaniem 'akcji Sylwester'.
Blamaż w takiej sytuacji nie przysłuży się dobrej opinii o ośrodku. Jeżeli jednak uda się zebrać personel - to i on ma możliwość zarobienia dodatkowych pieniędzy za kilka dni pracy. Zakładając przyjazdy gości w przeddzień balu, po południu, a wyjazdy 2 stycznia około południa - pracownicy muszą pojawić się w dwa dni wcześniej i zakończyć pracę wieczorem w dniu wyjazdu. A i to nie wszyscy, a ci którzy odpowiadać będą za przygotowanie i zamknięcie ośrodka. Kucharki zakończą pracę przed sylwestrem, musi zostać personel, który wyda jedzenie. Kelnerki przyjdą w dniu balu. Ta która nie będzie pracowała w czasie balu będzie w grafiku obsługującej śniadania. Wszystko da się poukładać i zorganizować.

Czy da się na tym zarobić?

Liczne przypadki ośrodków w Polsce pokazują, że tak. Że warto zorganizować pobyt sylwestrowy, otwierając na te kilka dni zamknięty po sezonie ośrodek. A ile można na tym zarobić? To pozostaje wypadkową indywidualnej kalkulacji kosztów, ceny sprzedaży i ilości sprzedanych miejsc.

(listopad-grudzień 2010)