Przed decyzją o wyborze miejsca, w którym odbędzie się impreza firmowa, szkolenie, event czy konferencja - organizator określić musi dwa fakty, które determinują wszelkie jego dalsze działania. To 2 z 3 kroków strategicznych, które przesądzą o sukcesie lub porażce wydarzenia nazywanego umownie: 'konferencja'. Mając w hotelu sale konferencyjne warto wiedzieć czym się kierują i jak to robią klienci.
Artykuł udostępniony czytelnikom bezpłatnie na stronach: jacekpiasta.pl, doradztwohotelarskie.pl i instytuthotelarstwa.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie całości lub części wymaga zgody autora.
2003-2015 © Jacek Piasta
Trzy kroki strategiczne do sukcesu
- z punktu widzenia klienta
1.
Pierwszym, jest określenie celu spotkania, które nazywane bywa: szkoleniem, konferencją, eventem lub imprezą firmową. Tego prawdziwego celu zebrania określonych ludzi w jednym miejscu. Co się chce osiągnąć tym spotkaniem - to cel prawdziwy. To, jaką nazwę będzie miało spotkanie to już cel formalny, uzasadniający to, jaką nazwę oficjalnie nosiło będzie wydarzenie.
Nie zawsze bowiem celem konferencji czy szkolenia, jest merytorycznie szkolenie lub konferencja, czyli np. podnoszenie kwalifikacji czy wymiana poglądów i doświadczeń. Pamiętajmy, że prawdziwy cel spotkania często zna jedynie bardzo wąskie grono organizatorów, niekiedy: kilka osób ze ścisłego zarządu firmy klienta.
Gdy prawdziwy cel spotkania został określony i jego świadomość ma osoba, czy zespół mający przygotować 'konferencję' - robi się krok drugi: tworzy plan wydarzenia. By tak się stało, należy przygotować jego scenariusz i założenia m.in.: co do ilości uczestników i głównych punktów imprezy wraz z ich krótką charakterystyką.
| 1. Sformułowanie [określenie] prawdziwego celu spotkania |
| 2A. Stworzenie planu wydarzenia z głównymi punktami i ich krótką charakterystyką |
| 2B. Określenie liczby uczestników i ich struktury |
Dysponując wiedzą w powyższym zakresie - można rozpocząć poszukiwania właściwego miejsca konferencji, szkolenia, spotkania firmowego.
Źródłem o potencjalnych miejscach, w których można zrealizować imprezę będą m.in. branżowe portale internetowe albo np. uznany, drukowany katalog obiektów konferencyjnych o zasięgu ogólno-polskim.
Gdy w wyniku konfrontacji: przyjętych przez organizatora założeń - z możliwościami wytypowanych wstępnie obiektów - w kręgu zainteresowania pozostanie ich już tylko kilka, wówczas 'gra' pomiędzy organizatorem a gestorami wytypowanych obiektów nabiera rumieńców.
2.
Warto przesłać identyczne zapytanie do każdego z wybranych obiektów. Poziom szczegółowości zapytania ułatwia porównywanie ofert. Ich bardziej szczegółowe zapytanie - tył pełniej można porównać oferty.
Wzorem do sporządzenia zapytania jest ... scenariusz imprezy.
Ilość i jakość noclegów: ile i jakich pokoi?
Gastronomia: ile i jakich posiłków?
Jakie sale, w jakiej aranżacji, jak wyposażone?
Ze scenariusza konferencji wynikać powinno:
• ile sal jest potrzebnych i o jakiej pojemności? Jedna duża przez cały czas konferencji, czy raczej kilka mniejszych sal na pracę w grupach, a jedna duża sala wyłącznie na krótką sesję plenarną?
• jak zaaranżowana powinna być sala: kinowo, szkolnie, czy np. stoły w podkowę? Czy prowadzący będzie jeden, czy się zmieniają? Czy potrzebują oni mały stolik, czy ma to być stół prezydialny na kilka osób?
• jaki sprzęt audio wizualny będzie potrzebny w czasie 'konferencji' do jej realizacji? Czego potrzebują prowadzący? Rzutnika LCD, rzutnika pisma, tablicy z papierem zdzieralnym, tablicy suchościeralnej, ekranu,telewizora, głośników do laptopa?
• czy potrzebne jest nagłośnienie i jakie? Czy mikrofon ma mieć wyłącznie prowadzący, czy też kilka powinno być „'w sali' dla uczestników, bo przewidziany jest przekaz dwustronny (pytania, komentarze, dyskusja).
• czy mają być przerwy kawowe, czy też bufet kawowy ma być zaaranżowany w sali? Ile ma być tych przerw? Na ilu z nich mają być podane napoje i przekąski?
Określenie parametrów całego scenariusza planowanego wydarzenia według powyższego schematu powoduje, że oferty powinny wrócić porównywalne. Wraz z zapytaniem należy poprosić o propozycję menu oraz o wzór umowy na organizację imprezy. Profesjonalny hotel czy obiekt konferencyjny dostarczy kalkulację dokładnie według parametrów zapytania. Zasugeruje korekty, gdy uzna że coś można zrobić lepiej z punktu widzenia klienta. Powinien też przesłać kilka propozycji zestawów menu: kilku obiadów, kilku standardowych kolacji wraz z podaniem ich cen. Także szablon umowy nie powinien być problemem.
Po porównaniu,ofert przeprowadza się rozmowy z tymi z oferentów, z którymi chce się kontynuować pracę, pozostałym się zawsze dziękuje w formie pisemnej.
Telefoniczne, osobiste doprecyzowanie złożonej oferty - to rozmowa z przedstawicielem hotelu, np. o:
• ilości miejsc parkingowych i kosztach parkowania,
• formie podawania posiłków i ilości kelnerów do wyłącznej obsługi grupy,
• konkretnych cenach posiłków.
Taka rozmowa, poza informacjami ma kolosalny walor praktyczny: pozwala poznać poziom wiedzy merytorycznej rozmówcy, jego przygotowania do profesjonalnej obsługi tego typu klientów i zaangażowania w jak najlepsze dostosowanie oferty do oczekiwań potencjalnego zleceniodawcy.
Ten etap pracy nad przygotowaniem imprezy zwykle zawęża liczbę potencjalnych miejsc, gdzie klient chciałby zorganizować swój 'event'.
3.
Trzeci krok strategiczny to chwila prawdy: wizyta w miejscu potencjalnej konferencji. Wizytacja taka jest absolutnie konieczna. Naocznie trzeba przekonać się o:
• stopniu łatwości dojazdu i oznakowaniu tegoż dojazdu i to z każdego kierunku, z którego przyjeżdżać będą uczestnicy 'eventu'
• położeniu obiektu, jego wyglądzie i jakości otoczenia
• wnętrzach obiektu, a w szczególności:
| a) | należy zapoznać się ze standardem pokoi żądając od gestora okazania wszystkich typów pokoi przeznaczonych dla grupy. Zdarza się, przy maksymalnym wykorzystaniu miejsc w obiekcie, że uczestnicy grupy otrzymają pokoje zwykle nie sprzedawane grupom, np.na poddaszu albo przed remontem - a ich standard rażąco odstaje od pozostałych. Nie okazanie tych pokoi, to nierzetelność ze strony przedstawiciela obiektu. |
| b) | należy zapoznać się z restauracją lub innym miejscem żywienia grupy. Czy będzie ono do wyłącznej dyspozycji grupy? Czy jest blisko kuchni, tak by dania były podawane szybko, bez obawy o ich wystygnięcie czy czas podawania? Czy nikt nie będzie przeszkadzał w posiłkach? Czy nikt nie zakłóci czasu posiłków, np. inna grupa jedząca obiad przed nami, gdy się opóźni - dezorganizując nam plan 'eventu'. Czy w końcu, nikt obcy nie będzie korzystał z bufetów zamówionych dla naszej grupy? Ważnym elementem skutecznej obsługi jest ilość kelnerów - gwarantowana w umowie do wyłącznej obsługi grupy. W większości przypadków w hotelu należy rozmawiać o takim zapisie, by nie okazało się, że obiad dla 80 osób obsługuje dwóch kelnerów. |
| c) | należy zapoznać się z salami konferencyjnymi i ich zapleczem. Gdzie są, jak do nich dojść, czy ilość miejsca przed salą wystarczy gromadzącym się uczestnikom np. podczas przerwy? Jaki jest układ sali, czy nie ma w niej słupów ograniczających widoczność? Czy sala jest wystarczająco widna światłem dziennym i czy zaciemnienie jej jest skuteczne? Czy klimatyzacja i wentylacja są ciche i skuteczne? Czy zachowany jest komfort akustyczny w sali oraz jej sąsiedztwie? Zdarza się, że pogłos na sali uniemożliwia dłuższą pracę. Gdzie są toalety? W jakiej ilości i w jakim stanie? Gdzie będą przerwy kawowe? Czy miejsce dla osób palących ma wystarczającą wentylację, czy też będą przeszkadzali pozostałym? |
Zapachy i kolory, to kolejna rzecz jakiej nie da się opowiedzieć przez telefon. Gdy do sali w której ma odbywać się spotkanie przedostają się zapachy kuchni, lub jadowicie fioletowe ściany („A na zdjęciu, to były pastelowo-jagodowe”) powodują mroczki przed oczami - 'event' może się nie udać.
Gdy za ścianą odbywa się głośne spotkanie innej grupy - dochodzące zza ściany hałasy mogą zdezorganizować przygotowywane spotkanie. Niesnaski i kłopoty gotowe.
Wizja lokalna potencjalnych miejsc konferencji, szkolenia czy imprezy firmowej - powinna przesądzić o finalnym wyborze. Zwłaszcza, że będąc na miejscu trzeba porozmawiać o wszystkich szczegółach, zaznaczając że po powrocie z wizytacji podjęta zostanie ostateczna decyzja.
Aspekt formalny
Nie warto realizować konferencji bez umowy lub minimum szczegółowego, pisemnego zamówienia, zawierającego wszelkie elementy poczynionych ustaleń - zaakceptowanego i podpisanego przez obie strony.
Obie strony: zleceniodawca i hotel powinny podpisać drobiazgowy, rozpisany „co do minuty” plan pobytu grupy, z określeniem ilości i wartości: pokoi, sal, wyposażenia, posiłków, napoi itp.
W dokumencie tym powinna być wskazana z imienia i nazwiska osoba, która ze strony obiektu hotelowego czy konferencyjnego będzie fizycznie i osobiście czuwała nad prawidłową realizacją i obsługą konferencji. Należy też określić pisemnie osobę, która ze strony organizatora będzie czuwała nad prawidłowym przebiegiem imprezy. Obie te osoby ściśle ze sobą współpracują, stąd najlepiej gdy są wybrane z grona od początku pracującego nad 'eventem'.
Hotelarzu wiedz to też
Warto wiedzieć, czego od obiektu hotelowego oczekiwać powinien każdy potencjalny zleceniodawca konferencji. Dlatego warto znać powyższe kroki strategiczne a i komentarz w poprzednim akapicie, powinien pomóc jak najlepiej przygotować się obiektowi hotelowemu do dobrej i bezpiecznej współpracy ze zleceniodawcami konferencji, szkoleń i imprez firmowych.
(7 grudnia 2004)
